Le guide sur le décompte des charges

Décompte des charges : définition

Qu’est-ce que le décompte des charges ?

Le décompte des charges est un document financier récapitulant l’ensemble des frais facturés qui sont liés à un bien immobilier.

En effet, la possession ou la location d’un tel bien engendre naturellement des charges (entretien des espaces communs, gardiennage, électricité, eau, chauffage…).

Pour supporter ce coût, les propriétaires vont calculer des provisions de charge. Ces provisions prennent la forme d’une somme d’argent qui va s’ajouter au loyer payé par le locataire.

Conformément à l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, les charges ayant donné lieu au versement d’une provision sont régularisées une fois par an.

C’est là qu’intervient le décompte des charges qui retrace toutes les dépenses qui ont effectivement été engagées par rapport aux provisions versées par le locataire.

Décompte des charges locatives : définition

Pour le décompte des charges locatives, le bailleur doit connaître la quote-part des charges locatives (aussi appelées charges récupérables) qui vont pouvoir être refacturées auprès du locataire. Sur le contrat de location, il doit donc inscrire :

• le loyer "hors charges" ;
• le montant des charges locatives sur le locataire ; 

Si la liste des charges récupérables est particulièrement longue, il est possible d’en distinguer trois grandes catégories :

1. Les charges de copropriété liées à l’entretien des parties communes de l’immeuble (gardiennage, jardins, nettoyage de l’entrée et des escaliers, maintenance de l'ascenseur…)
2. Les dépenses liées à l’usage du bien immobilier loué, comme les factures d’électricité, de chauffage ou d’énergie
3. Les taxes supportées par le locataire comme par exemple la taxe sur les ordures ménagères

Si le bien est situé dans un immeuble collectif, le syndic de copropriété s’occupera d’indiquer au bailleur la quote - part en question. Dans le cas contraire, le bailleur les calcule seul. Souvent, les charges locatives se limitent donc à la taxe d’ordures ménagères.

Décompte des charges : les modalités

Quand dois-je envoyer le décompte des charges ?

Le bailleur doit transmettre au locataire le décompte des charges 1 mois avant leur régularisation.

Le décompte des charges est envoyé tous les ans par le syndic de copropriété à la fin de l’année d’exercice. La plupart du temps, cette période correspond à une année civile et s’échelonne du 1er janvier au 31 décembre.

Ce n’est toutefois pas une obligation et certains syndics préfèrent définir leur propre période de référence.

Par exemple, une année d’exercice peut débuter le 1er septembre et terminer le 31 août.
L’important est donc que la période considérée corresponde à 12 mois.

À noter également qu’une fois que le décompte est envoyé au locataire, le bailleur est dans l’obligation de lui mettre à disposition l’ensemble des pièces justificatives permettant d’expliquer le montant de la régularisation des charges pendant une durée de 6 mois.

Comment calculer un décompte de charges ?

Il existe deux façons de calculer un décompte de charges : le régime forfaitaire et le régime réel.

• Le régime forfaitaire

Cette méthode de calcul consiste à estimer, lors de la signature du bail, un montant fixe des charges locatives de la manière la plus réaliste possible.

Le locataire paye ainsi exactement la même somme d’argent tous les mois, sans qu’aucune régularisation n’intervienne à la fin de l’année.

Autrement dit, ni le propriétaire, ni le locataire ne sera tenu à une compensation financière si les charges facturées sont supérieures ou inférieures à l’estimation de départ.

• Le régime réel

À l’inverse, le calcul des charges réelles permet une compensation à l’euro près puisque la différence entre les provisions payées chaque mois par le locataire et les charges locatives est obligatoirement remboursée.

Autrement dit, si les acomptes versés sont supérieurs aux dépenses réellement effectuées, le propriétaire devra rembourser son locataire. À l’inverse, si les charges dépassent le montant des provisions, le locataire du bien devra compenser la différence.

Imaginons par exemple qu’un locataire paye chaque mois 150 € au titre de ses provisions, soit un montant annuel de 1 800€. À la fin de l’année, le montant des charges locatives constaté est de 100€mois, soit un montant annuel de 1 200€.

Dans ce cas de figure, le locataire a payé plus en provisions qu’il ne le devait. Le propriétaire devra donc lui rembourser l’équivalent de 150 - 100 = 50 €/mois, soit 600€ sur l’année d’exercice.

La régularisation de décompte des charges : cas spécifiques

En location non meublée

Dans le cas d’une location non meublée, il n’est pas possible de recourir au régime forfaitaire pour calculer le décompte des charges.

Les charges réelles devront donc être estimées et régularisées tous les ans, à l’exception notable de la location à des colocataires pour laquelle le régime forfaitaire peut exceptionnellement s’appliquer.

En location meublée

Dans le cas d’une location meublée, aucune contrainte ne pèse sur le bailleur. Le choix lui est laissé d’opter pour le régime des charges prévisionnelles ou des charges réelles.

Au départ du locataire

Bien que la régularisation des charges ait normalement lieu une fois par an, une régularisation spéciale est également obligatoire au départ du locataire.

Dans le cas où les charges ne peuvent pas être calculées au moment de ce départ, le bailleur peut procéder à une retenue allant jusqu’à 20% du dépôt de garantie. Lorsque tous les éléments relatifs à la régularisation de charges seront connus, il devra ensuite transmettre le solde du dépôt de garantie et le détail de la régularisation.

Gérer un litige

En cas de litige, il est fortement conseillé de trouver un accord amiable avec son locataire, sous peine de s’exposer à une procédure judiciaire longue et complexe.

Si un désaccord subsiste, il est possible de saisir la commission départementale de conciliation. Sa saisine est gratuite et doit se faire par courrier recommandé avec accusé de réception.

Le passage devant la commission de conciliation n’étant pas obligatoire, le bailleur ou le locataire pourra également décider de saisir le juge pour trancher le différend relatif au calcul des charges locatives.